راهنمای خرید نرم افزار حسابداری 4

خرید نرم افزار، از یک منظر، مثل خرید هر کالای دیگر است. مثلا، مدتی است که یخچال منزلمان فرسوده و قدیمی شده و حالا که یخچال های جدید و با کارایی بالاتر و مصرف برق کمتر به بازار آمده وقت آن رسیده که یخچال مان را عوض کنیم و یخچال جدید بخریم. در مورد نرم افزار هم همین گونه است. البته اگر نرم افزار کنونی همه نیازهای مجموعه را مرتفع سازد و دارای پشتیبانی منظم باشد نیازی به تغییر نیست. 

خب، هر چند وقت یکبار نرم افزارمان راعوض کنیم؟ آیا برای این کار قاعده و قانونی وجود دارد؟ البته قاعده و قانون و ضوابط مدونی وجود ندارد، ولی بی قاعدگی و هرج و مرج هم در این عرصه حاکم نیست! در اینجا می توان به بعض خطوط راهنما در این زمینه اشاره کرد، مساله این است: برای نرم افزاری که می خواهیم خریداری کنیم چه عمر مفیدی نیاز داریم؟

نیاز ما به عمر مفید نرم افزار مناسب کارمان می تواند فقط چند ماه باشد یا می تواند حتی به بیش از 20 سال هم برسد! به این مثال توجه کنید: ما قرار شده حساب و کتاب یک موسسه را طی سه چهار ماه با یک نرم افزار حسابداری جمع کنیم و گزارشات لازم را به کارفرما بدهیم، یعنی کار ما یک کار مقطعی چند ماهه است و با پایان کار نیاز ما به برنامه حسابداری مربوطه هم پایان می گیرد. در این حالت ما می توانیم یک نرم افزار حسابداری را انتخاب کنیم که فقط برای چند ماه درگیری کاری مان بدرد بخورد و پس از آن دیگر برایمان مصرفی ندارد، یعنی یک برنامه حسابداری با عمر مفید چند ماهه هم برایمان کارساز است. با این حساب دیگر نگران پشتیبانی سال های آتی و نیازهای ارتقا نرم افزار برای نسخه های پیشرفته تر و غیره نیستیم و نیازی به هزینه های گزاف برای یک برنامه حسابداری پیشرفته نداریم.

اما درغالب موارد گردش کار به گونه دیگری است: مثلا ما نیاز به یک برنامه بازرگانی یکپارچه، شامل برنامه حسابداری، برنامه انبارداری، و برنامه های دیگر داریم که می خواهیم سالیان دراز برای کسب و کارمان از آن استفاده کنیم. در این مورد ما نیاز به یک نرم افزار با عمر مفید بالا داریم، و هر چه عمر مفید برنامه بیشتر باشد برای ما کارساز تر است. خب، ما با یک تصمیم گیری مواجهیم عمر مفید بالاتر نرم افزار یعنی هزینه نرم افزاری بیشتر. برای دریافت یک برنامه مثلا نرم افزار حسابداری یا نرم افزار انبارداری با عمر مفید بالا چه پیش شرط هایی مطرح است، که به ازاء آن هزینه های بیشتر نیز درگیر می شود؟ یعنی ما به چه میزان می خواهیم برای عمر مفید بیشتر، هزینه بیشتری برای نرم افزارمان بکنیم؟

برای اطمینان از عمر مفید بالای نرم افزار انتخاب، چه عواملی کلیدی مطرح است؟ دو عامل مهم و تعیین کننده (و نه همه عوامل) در تضمین عمر مفید بالای نرم افزار عبارت است از:

1. باید ما برآوردی از نیازهای احتمالی آتی داشته باشیم و نرم افزار بازگانی مورد انتخاب ما بگونه ای باشد که این نیازهای آتی را هم در آینده پوشش دهد. مثلا اگر در آینده می خواهیم فروش اینترنتی داشته باشیم و می خواهیم در صورت راه اندازی فروش اینترنتی بتوانیم برنامه بازرگانی را به فروش اینترنتی متصل کنیم و اطلاعات فروش اینترنتی را به صورت خودکار در برنامه بازرگانی داشته باشیم، باید نرم افزار انتخابی توانائی پاسخگویی به این نیاز را داشته باشد.

2. بعلاوه ما باید برآورد درستی از امکانات شرکت عرضه کننده نرم افزارداشته باشیم. آیا این شرکت توانائی پیشرفت همگام با پیشرفت فن آوری های نوین، برای پاسخگویی به نیازهای احتمالی آتی ما را دارد؟ ما برای داشتن نرم افزاری با عمر مفید بالا نیاز داریم شرکت عرضه کننده نرم افزار اعتبار بازاری و اعتبار فنی بالا برای پاسخگویی به خواسته های رو به فزونی آتی ما را داشته باشد. باید این شرکت سابقه کاری موجه و قابل قبول در زمینه مورد نیاز ما داشته باشد. بسیار دیده شده که شرکتی برای کسب و کارش سفارش برنامه ای به یک برنامه نویس متبحر داده و پس از آن سال هاست که با این برنامه دارد کار می کند و از کارکرد برنامه هم بسیار راضی است ولی بخاطر یک مشکل اساسی ناگزیر به تغییر برنامه است: این مشکل که برنامه نویس پس از چندین سال گذشت از تولید برنامه، به کار دیگری اشتغال پیدا کرده و دیگر حاضر به پشتیبانی نرم افزار مورد نظر نیست یا کلا به خارج سفر کرده و در دسترس نیست.

مثال های فوق نشان می دهد که ما قبل از خرید مثلا نرم افزار حسابداری، یا نرم افزار انبارداری، یک برآورد واقبینانه از اینکه عمر مفید نرم افزار به چه میزان باشد باید داشته باشیم. برنامه را برای یک سال می خواهیم، برای چند سال می خواهیم، یک برنمه مادالعمر می خواهیم؟ گرچه پاسخ قطعی به این سوال ها به صورت دقیق ممکن نیست ولی چنین نگاهی به مساله منجر به این می شود که ما بتوانیم از میان انواع و اقسام برنامه های حسابداری، برنامه های انبارداری و غیره برنامه ای را انتخاب کنیم که بی جهت هزینه های زیاد برای امکانات غیر ضروری متحمل نشویم و از طرف دیگر با پرداخت هزینه نازل برای برنامه نتوانیم از آن برای مدت زیادی استفاده کنیم.