دنیای دیجیتال در حال رشد و تغییر شکل بی وقفه و شتاب آلود است و بهمراه آن نیازهای نرم افزاری کسب و کارهای کوچک و بزرگ دستخوش تغییرات جهش گونه و دایمی است. در این فضای بسیار متلاطم ما چگونه می توانیم بهترین نرم افزار حسابداری برای امور مالی مان را انتخاب کنیم؟
انتخاب بهترین نرم افزار یکی ار نیازهای اساسی یک کسب و کار به شمار می رود و در صورتی که فاکتورهای کلیدی در هنگام خرید یک نرم افزار، مثلا نرم افزار حسابداری، مورد توجه قرار گیرد در سرعت کار و بهره وری بیشتر یک موسسه تاثیر بسیار زیادی خواهد داشت. بالعکس، عدم انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب می تواند موجب کاهش بهره وری کسب و کار گردد. این مقاله به بررسی نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای یک موسسه می پردازد.
متقاضیان نرم افزارهای مالی اداری مکررا با این سوال مواجهند که بهترین نرم افزار برای پاسخ به نیازمندی هایشان کدام است .
سوالاتی که معمولا خریداران نرم افزارهای مالی اداری به دنیال پاسخ آنها هستند :
بهترین نرم افزار حسابداری کدام است ؟
بهترین نرم افزار انبارداری کدام است؟
بهترین نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار ما چیست ؟
خدمات پشتیبانی مناسب در یک نرم افزار حسابداری چگونه است ؟
آیا نرم افزار حسابداری که انتخاب می شود بهترین کارایی را در مقابل قیمت دارد ؟
آیا نصب نرم افزار حسابداری با سهولت انجام می شود ؟
نگهداری اطلاعات مالی به چه صورت است ؟ آیا از امنیت کافی برخوردار است؟
سهولت یادگیری نرم افزار حسابداری چقدر است ؟ آیا کاربر می تواند به سادگی با نرم افزار حسابداری ارتباط برقرار کند؟
آیا منابع آموزشی کافی برای یادگیری سریع نرم افزار حسابداری وجود دارد؟
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارمان لازم است بدانیم کسب و کارمان چیست و برای چه کاری نرم افزار حسابداری می خواهیم. ممکن است در وحله اول این سوال بی مورد بنظر برسد ولی وقتی به انتخاب نرم افزار می رسیم، این سوال به صورت جدی مطرح است. قطعا ما می دانیم ریز گردش کارمان چیست، ولی ترجمه این گردش کار به زبان بسته های نرم افزاری موجود در بازار و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری بر اساس آن ، الزاما روشن نیست.
به این مثال توجه فرمایید: ما کارمان خدمات ترخیص کالا برای مشتریانمان است. چه نرم افزار حسابداری بهترین انتخاب است؟
یک گزینه انتخاب نرم افزار حسابداری مالی است. با استفاده از این نرم افزار تمامی تراکنش های مالی مان ثبت می گردد و انواع گزارشات تراز کل، سود و زیان، درامدها، هزینه ها، مانده حساب مشتریان، و غیره در دست ما خواهد بود.
گزینه دیگر نرم افزار انبارداری است. با استفاده از این نرم افزار ما می توانیم تمامی تراکنش های مربوط به کالاهای مشتریان مختلف را از لحظه ورود به گمرک، ترخیص از گمرک، حمل بار، و تحویل نهایی را رصد کنیم و کلیه گزارشات مربوط به کالاهای مختلف مشتریان مختلف در پارتی های مختلف را تهیه نماییم.
گزینه سوم یک نرم افزار یکپارچه شامل حسابداری مالی، انبارداری، خرید و فروش خدمات، و خزانه داری است. این نرم افزار کلیه فعالیت های موسسه را ثبت کرده و هر آنچه گزارش ما نیاز داریم را در اختیار ما قرار می دهد.
اینکه ما کدام یک از نرم افزارهای متفاوت سه گانه فوق را به عنوان بهترین نرم افزار حسابداری انتخاب کنیم به عوامل مختلفی بستگی دارد از جمله بودجه ای که برای این کار درنظر گرفته ایم .
همانگونه که در مثال بالا ملاحظه شد شناخت دقیق ما از گردش کارمان و اینکه چه بخشی از گردش کارمان را باید مکانیزه کنیم منجر به انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری یا غیره برای کارمان می گردد.
در خاتمه باید گفت بسیار اتفاق افتاده که یک شرکت با یک برآورد از نیازهای نرم افزاری اش اقدام به خرید یک نرم افزار کرده است، ولی طی زمان دیده شده که از بخش های زیادی از نرم افزار استفاده نکرده است یا اینکه با وجود خرید نرم افزار حسابداری هنوز بخش هایی از کارش به صورت دستی است و در نرم افزار دیده نشده است و هنوز کمبود نرم افزار دارد. این اتفاق می تواند بعلل مختلف باشد. یکی از این علل این است که در زمان تصمیم گیری برای خرید ارزیابی درستی از نیازهای موسسه برای مکانیزه کردن بخش های کاری مورد نظر صورت نگرفته است. اگر در زمان انتخاب و خرید نرم افزار، مدیریت موسسه وقت و انرژی کافی بگذارد و نرم افزار حسابداری مناسب کارش را انتخاب کند قطعا در آینده با بهروری مناسب نرم افزاری، هزینه انتخاب نرم افزار پوشش می یابد.