راهنمای خرید نرم افزار حسابداری 2

در مبحث قبلی گفته شد که برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری، یا بهترین نرم افزار انبارداری و غیره برای کسب و کارمان لازم است بدانیم کسب و کارمان چیست و برای چه کاری نرم افزار می خواهیم عامل تعیین کننده بعدی که در انتخاب نرم افزار وجود دارد بودجه ای است که می توانیم برای خرید برنامه اختصاص دهیم یا لازم است اختصاص دهیم.

برای خرید یک برنامه، مثلا برنامه حسابداری، ما با چه قیمت هایی مواجهیم؟ قیمت برنامه حسابداری بین نسخه رایگان تا نسخه چند ده میلیون تومانی می تواند متفاوت باشد! خب، بدین قرار ظاهرا ما می توانیم با هر بودجه ای یک نرم افزار خوب بخریم! بله با هر بودجه ای می توان یک نرم افزار حسابداری خرید، ولی اینکه این نرم افزار جوابگوی نیاز ما می باشد یا خیر مساله دیگری است.

بعضی شرکت های نرم افزاری نسخه های رایگان برنامه هایی مثل برنامه حسابداری، یا برنامه انبارداری را با امکانات محدود در اختیار متقاضیان قرار می دهند. این نسخه ها تا بدانجا مفید است که ما در چارچوب محدود برنامه با آن کار کنیم، یا با کارکرد برنامه آشنا شویم و متقاعد گردیم که نسخه غیر رایگان را بخریم. درواقع رایگان بودن این نسخه به معنی هزینه کردن آتی است!

گزینه دیگر استفاده از نسخه های زیر زمینی با قیمت های بسیار نازل است. منظور از نسخه زیرزمینی کپی های غیر مجاز و قفل شکسته نرم افزار است که روی زمین، بعضا در پیاده روهای خیابان ها عرضه می گردد! استفاده از این نسخه ها هرگز توصیه نمی گردد. اول اینکه این نسخه سرقت مالکیت معنوی تولید کننده است و مثل هر سرقتی، جرم است و خلاف اخلاق است و بقول قدیمی ها نان حرام به سفره زن و بچه بردن است، و از طرف دیگر این نسخه ها بدون پشتیبانی است و می تواند سربزنگاه ما را در بن بستی هزینه ساز قرار دهد.

بدین قرار روشن است که ما برای رفع نیازمان به برنامه حسابداری، برنامه انبارداری و غیره باید عاقلانه هزینه کنیم. هزینه عاقلانه برای نرم افزار چه میزان است؟ عوامل متعددی می تواند هزینه عاقلانه نرم افزاری را تعریف کند. فرمول کلی، همان فرمول هزینه – فایده است، یعنی به ازاء هزینه ای که می کنیم چه میزان فایده می بریم. برای مشخص تر کردن طرفین فرمول هزینه فایده لازم است موارد زیر را روشن کنیم:

1.مبرم ترین نیاز نرم افزاری ما چیست، و کمترین و بیشترین قیمت برای چنین نرم افزار چند است؟

2.کامل ترین نرم افزاری که نیاز ما را پوشش دهد چه نرم افزاری است، و کمترین و بیشترین قیمت برای چنین نرم افزاری در چه محدوده ای است؟

 کمترین قیمت برای مبرم ترین نرم افزار (مورد 1 بالا) و بیشترین قیمت برای کاملترین نرم افزار (مورد 2 بالا) محدوده قیمت نرم افزاری مورد نیاز ما را مشخص می کند.

بک مثال بحث را روشن تر می نماید: ما کار پیمانکاری ساخت و ساز انجام می دهیم، یعنی ما نیاز به برنامه پیمانکاری ساخت و ساز داریم. حجم کار ما بگونه ای است که لازم است حداقل دو کاربر همزمان با این برنامه کار کنند. قسمت حسابداری پیمانکاری حادترین نیاز نرم افزاری ماست. ما می خواهیم قیمت تمام شده هر پروژه بهمراه سود و زیان هر پروژه را داشته باشیم. بعلاوه ما سود و زیان کل موسسه را نیز نیاز داریم. علاوه بر همه اینها لازم است گزارشات مالی مناسب جهت هیئت مدیره و نیز برای دارایی تهیه کنیم. علاوه بر نیاز مبرم به نرم افزار حسابداری، ثبت تراکنش های انبار، خرید و مصرف مواد در پروژه (میلگرد، سیمان و غیره) هم برای ما ارزشمند است. بدین ترتیب ما باید بودجه مان را برای خرید نرم افزار حسابداری در درجه اول، و در درجه دوم برای خرید نرم افزار انبارداری متمرکز کنیم.

با بررسی نرم افزار های موجود در بازار که برای ما مناسب می باشد، ما به این نتیجه رسیده ایم که نرم افزار حسابداری با دو کاربر، مناسب شرائط ما، قیمتی بین 500 هزار تومان الی 5/1 میلیون تومان قیمت دارد. بهمین ترتیب برای یک نرم افزار انبارداری مناسب باید 1 الی 2 میلیون تومان هزینه کنیم. سرجمع این بررسی به ما می گوید ما می توانیم با 500 هزار تومان الی 5/3 میلیون تومان نرم افزار (های) مناسب کارمان را تهیه کنیم. نتیجه گیری نهایی بدین قرار می شود:

1.  با بودجه 500 هزار تومان تا 1/5 میلیون تومان می توانیم نرم افزار حسابداری مناسب داشته باشیم

2.  با بودجه 5/1 میلیون تا 3/5 میلیون می توانیم نرم افزار حسابداری و نرم افزار انبارداری مناسب کارمان داشته باشیم.

نتیجه گیری بعدی بسیار ساده است. با توجه به محدوده امکانات بودجه ای موسسه برای خرید نرم افزار روشن می گردد که ما فقط برنامه حسابداری مالی بخریم یا هم برنامه حسابداری مالی و هم برنامه انبارداری، و در هر یک از این دو صورت،کدام نرم افزار حسابداری مالی و کدام نرم افزار انبارداری برای خرید مناسبند.

پیش شرط موفقیت در اجرای دستور کار فوق این است که در ابتدا ما یک بررسی دقیق از نرم افزارهای حسابداری و انبارداری موجود در بازار که در محدوده کاری ما و مطابق با نیازمندی های فنی ما هم از نظر کمی (حجم کار ما) و هم از نظر کیفی (سادگی یا پیچیدگی فنی نرم افزار مورد نیاز) قرار دارد داشته باشیم و قیمت های آنها را استعلام کنیم.

البته برای کاربرد فرمول هزینه – فایده در انتخاب نرم افزار عوامل متعدد دیگری نیز باید مورد بررسی قرار گیرد، منجمله اینکه توانمندی فروشنده نرم افزار برای توسعه آتی و یا پشتیبانی نرم افزار به چه میزان است، بعبارت دیگر فروشنده نرم افزار به چه میزان معتبر است و روی پشتیبانی آتی آن تا چه اندازه می توان حساب باز کرد.